Una introducción a la Técnica Pomodoro

En trabajos que se desarrollan frente a un ordenador, es casi imposible no caer en alguna distracción con relativa frecuencia. Estamos tan expuestos a cosas interesantes, brindadas de manera inmediata por este maravilloso medio que es Internet, que cuesta mucho mantener la concentración de manera continuada en una tarea. Muy común también, y mucho más peligroso, es caer en la procrastinación. Este hábito de nombre tan extraño puede ser un síntoma de estrés o ansiedad (o incluso depresión), y es como una rémora para nuestra productividad, hasta el punto de que muchas veces una sesión de varias horas delante del ordenador se traduce en poco o ningún rendimiento obtenido.

Para ayudarnos a combatir estos malos hábitos o simplemente a ser productivos existen varios métodos, de entre los cuales me voy a centrar hoy en uno de los que ha ganado más popularidad en los últimos tiempos: la Técnica Pomodoro (Pomodoro Technique).

Antes de seguir escribiendo, me veo obligado a incluir este disclaimer: Yo no soy un experto en la Técnica Pomodoro y no debo ser considerado en abosluto como tal. Lo que sí soy es un procrastinador nato, he leído el libro (librito) de Francesco Cirillo en el que se define la técnica, y la he utilizado unas cuantas veces con (lo que yo creo que es) bastante éxito. Debido a esta experiencia positiva, he querido escribir este post introductorio para recomendar en términos generales su uso, si nos enfrentamos a los problemas que antes he descrito. Si creéis que no es vuestro caso, ojo, no os confiéis y seguir leyendo, porque una de las características de la procrastinación es el autoengaño, es decir hacernos creer que estamos trabajando y siendo totalmente eficientes, cuando en realidad estamos perdiendo el tiempo miserablemente. Sí amigos, la procrastinación es una perra insidiosa.

¿Soy propenso a la procrastinación?

Voy a ennumerar algunos comportamientos típicos de la procrastinación que no podemos pasar por alto:

• Distracciones continuas: Está claro que nadie trabaja dentro de una burbujita inmune a su entorno, pero hay muchas tareas (sobre todo en programación, las relacionadas con la algoritmia) que requieren un nivel de concentración no compatible con mantener una conversación distendida con un compañero de trabajo, o ir actualizando el Marca a ver cómo va Nadal. Hay veces que caemos tanto en este hábito que nos sorprendemos a nosotros mismos distrayéndonos con cosas que en situaciones normales jamás nos hubieran interesado. En mi caso por ejemplo, partidos/resultados de deportes que ni entiendo como balonmano, rugby etc. o cadenas interminables de artículos relacionados en sites como la Wikipedia o tv | tropes (cuidado con esos links, son peligrosos).
• Lo importante supeditado a lo urgente: Cuidado con ésta, porque podemos estar procrastinando sin darnos cuenta. Está relacionado con la anterior, sólo que en este caso las distracciones nos vienen de nuestro propio entorno de trabajo. Si estamos haciendo una tarea y atendemos cada llamada, email, etc que recibamos en el momento, es imposible que estemos siendo eficientes. Además de esto, si nosotros hemos planificado unas tareas que tienen que efectuarse, no nos podemos permitir el lujo de ir posponiéndolas continuamente por muchas otras cosas que surjan.
• «Tengo tiempo/no es tan importante»: Este es un mal hábito que muchos de nosotros llevamos arrastrando desde nuestros tiempos de estudiante. Supongo que a todos/as nos ha pasado que hasta que la fecha de entrega de un trabajo/examen no se acerca peligrosamente, no nos ponemos realmente en serio. Esto puede derivar en largas (y tremendamente ineficientes) sesiones de programación nocturna en plan llanero solitario.
• Miedo a tomar decisiones y cerrar tareas: Por supuesto, todos somos muy machos y nadie va a admitir que tiene eso de «miedo», pero yo creo que es un comportamiento inherente al ser humano el tratar de posponer/evitar las decisiones importantes. Lo mismo pasa muchas veces con las tareas que quedan pendientes o a medio terminar. Si las acabamos, serán evaluadas y nos exponemos a haber fracasado. Es por esto que una persona perfeccionista es uno de los blancos más fáciles para acabar procrastinando.

En qué consiste la Técnica Pomodoro

Vamos por fin al meollo de la cuestión. Antes que nada, os recomiendo leer el propio site oficial de la Tecnica Pomodoro donde el propio autor os lo explicará todo mucho mejor. Otra gran fuente de información y recursos es la cuenta de twitter oficial de la técnica, @PomodoroTech.

El curioso nombre de esta técnica viene de un temporizador para cocinar con forma de tomate (pomodoro significa tomate en italiano) que utilizaba Francesco Cirillo para mejorar su productividad en su época de estudiante, a finales de los 80. En cuanto a su funcionamiento, la Técnica Pomodoro es, en esencia, muy simple (lo cual en mi opinión es clave para su éxito). Se distinguen cinco pasos básicos:

• 1. Decidir la tarea a realizar
• 2. Poner el Pomodoro (temporizador o cronómetro) a 25 minutos
• 3. Trabajar en la tarea hasta que el Pomodoro (alarma) salte, y marcar el Pomodoro con una X
• 4. Hacer un pequeño descanso (5 minutos)
• 5. Cada cuatro Pomodoros hacemos una pausa mas larga (15-30 minutos)

Para decidir la tarea a realizar, hay una Fase de Planificación previa al desarrollo de estos pasos. Utilizamos un planificador diario (que puede ser simplemente un folio o una pizarra) en el que apuntamos todas las tareas que queremos llevar a cabo y cuantos Pomodoros asignamos a cada tarea. Podemos usar circulitos u otro símbolo para representar estos Pomodoros. Cabe destacar que no está permitido pasar de una tarea a otra sin haberla finalizado. Conforme vamos trabajando, vamos marcando Pomodoros con una X, y cuando terminamos con la tarea, la marcamos como completada (tachándola, por ejemplo). Si hemos planificado Pomodoros de más para esta tarea, no pasa nada, los dejamos sin marcar y pasamos a la siguiente. Si hemos planificado Pomodoros de menos (es decir, hemos marcado con una X todos los Pomodoros asignados a la tarea, pero ésta no está aun terminada), vamos añadiendo Pomodoros pero esta vez utilizamos un símbolo diferente al anterior (un cuadrado o lo que se os ocurra). De esta forma, tenemos un mecanismo gráfico que nos permite afinar nuestras planificaciones a la hora de asignar un número de Pomodoros a una tarea concreta.

Reglas Básicas de la Técnica Pomodoro

• Un Pomodoro consiste de 25 minutos de trabajo más un descanso (obligatorio) de 5 minutos. Después de cuatro Pomodoros completos, nos tomamos un descanso más largo (15 o 30 minutos).
• Un Pomodoro es indivisible. No existe medio Pomodoro o una fracción de Pomodoro. Lo más importante es entender el concepto de Pomodoro, que va de la mano con el de tarea, pero no es ni mucho menos equivalente. Un Pomodoro es una unidad atómica (es decir, indivisible) y no se puede interrumpir ni posponer.
• Si un Pomodoro empieza, tiene que terminar (sonar, es decir saltar la alarma). Si un Pomodoro es interrumpido definitivamente, se considera que no ha llegado a empezar y no puede ser tachado. Si una tarea se completa antes de llegar al final del Pomodoro, utiliza el tiempo que sobra hasta que salte (suene) para repasarla.
• Protege tu Pomodoro de interrupciones externas, lidia rápidamente con la persona que te interrumpe. Si son cosas personales (una llamada por ejemplo) posponemos la respuesta hasta el siguiente descanso o descanso largo. Si te paras a pensarlo, pocas cosas hay que no puedan esperar 25 minutos (o un par de horas). Si son asuntos de trabajo y son realmente urgentes, los podemos meter en la lista de tareas programadas durante el próximo descanso.
• En cuanto a la complejidad de las tareas: Si una tarea abarca más de 5-7 Pomodoros, pártela en varias subtareas. Si por el contrario una tarea dura menos de un Pomodoro, combínala con otras tareas simples para formar un Pomodoro completo.
• Los resultados se consiguen Pomodoro a Pomodoro. Esto es lo que yo llamo la «regla de oro»: The Next Pomodoro Will Go Better – el próximo Pomodoro irá mejor!

Etiquetas: desarrollo ágil, metodología de trabajo, pomodoro